O ato de admissão é cheio de processos e etapas. Fichas e mais fichas a serem preenchidas, impressão e fotocópia de diversos documentos, extensos contratos a serem assinados, entre outras diversas demandas.

Todavia, como armazenar todos esses papéis? E se algum documento for perdido ou inserido na ficha de outro colaborador por engano? Será que o processo de admissão precisa mesmo ser tão burocrático?

Não mesmo! É possível otimizá-lo com a admissão digital, que é a digitalização de todos os documentos necessários para a contratação. Logo, não será necessária a impressão de nenhum documento.

Neste artigo, vamos explicar como é feita a admissão digital e como ela pode revolucionar a praticidade dos processos de Recursos Humanos (RH) da sua empresa. Confira agora mesmo!

Qual a diferença entre a admissão digital e a não digital?

A admissão digital é feita exclusivamente em uma plataforma virtual, que vai receber, validar e armazenar os dados dos profissionais, sem que haja a necessidade da impressão de inúmeros documentos e contratos.

Já a admissão que não usa o meio digital é o oposto. Ela demanda que o candidato se desloque até a corporação, com a fotocópia ou impressão dos diversos documentos solicitados pelo RH, para que a contratação possa ser validada.

A admissão digital é mais segura, rápida e prática — além de dispensar os arquivos impressos, que tomam parte do espaço físico da companhia. Também é acessível e pode ser implementada em qualquer tipo de corporação.

Como funciona a admissão digital?

A admissão digital começa com o envio de documentos da parte do colaborador. Ele vai inserir os seus dados e enviar via mobile todas as informações pedidas pelo RH, não havendo a necessidade da locomoção.

Após isso, a plataforma de admissão digital vai conferir e validar todos os dados fornecidos, bem como legitimar o cadastro no eSocial. Essa etapa é indispensável, pois a divergência ou omissão de informações dos funcionários pode resultar em altas multas para a companhia.

Logo, a admissão digital é um modo de garantir a segurança dos dados sem que seja despendido tempo para validar manualmente cada documento enviado.

Por fim, a etapa de admissão pode ser acompanhada em tempo real, já que os dados estarão concentrados em um só lugar. Sendo assim, caso haja alguma divergência ou falta de informações, é possível contatar imediatamente o candidato e resolver as questões com agilidade.

Quais são os benefícios da admissão digital?

1. Otimização do tempo

Imagine quanto tempo os profissionais de Recursos Humanos demandam somente na busca do nome do colaborador nos infinitos arquivos impressos que a companhia possui. Ademais, pense no transtorno gerado quando algum documento não é colocado na pasta correta ou quando é perdido ou danificado.

Além do grande tempo gasto para resolver essa questão, muitos conflitos podem ser gerados, até mesmo criando um clima de insegurança no setor ou na empresa como um todo.

Logo, a admissão digital promove a otimização do tempo, pois apenas com uma busca rápida é possível localizar os dados do colaborador de forma segura, minimizando a possibilidade de perda ou confusão dos dados.

2. Maior segurança das informações

Quando o ambiente de RH é invadido por inúmeros documentos impressos espalhados por seu espaço físico, a probabilidade de se perderem ou de caírem em mãos erradas é grande. Além disso, a validação dos documentos será feita de forma mais precisa e atualizada.

Logo, a admissão digital gera maior segurança das informações dos colaboradores, garantindo que os seus dados não serão perdidos, esquecidos ou entregues a quem não for de direito.

3. Menos papel utilizado

Um grande benefício da admissão digital é maior ordem do espaço físico da corporação. Afinal, será utilizado menos papel, não havendo inúmeros documentos espalhados pelo escritório, o que facilita a organização.

Por conseguinte, a rotina do RH é facilitada com um ambiente de atuação mais limpo e com menos papel espalhado.

4. Melhoria na gestão de documentos

Ao digitalizar os documentos, a sua gestão é melhorada, pois, com pouco esforço, será possível localizar todas as informações necessárias sobre o colaborador. Dessa forma, é mais fácil identificar se há alguma informação que deve ser atualizada ou que está faltando no cadastro.

Com a melhoria na gestão dos documentos, além de agilizar os processos, a companhia se torna mais segura.

5. Fomento à sustentabilidade

A sustentabilidade não é somente uma tendência dos tempos atuais, ela é uma realidade, e a companhia que não adota essa prática acaba por ser malvista por seus parceiros, clientes e até mesmo por seu público interno.

Logo, aderir a práticas menos danosas ao meio ambiente é fundamental, e a admissão digital é uma delas. Inclusive, optar por recursos digitais é sempre a melhor opção para a sustentabilidade, pois eles não carecem da impressão de inúmeros documentos no dia a dia corporativo.

6. Experiência inovadora

O setor de Recursos Humanos é o primeiro contato do profissional com a companhia. Logo, é imprescindível que o RH garanta que o candidato goze da melhor experiência em todas as etapas de recrutamento, seleção e admissão.

Permitir que o próprio colaborador se admita, ao enviar os documentos e preencher os dados necessários sem precisar se locomover, é uma experiência inovadora — além de ser um modelo de admissão que reduz custos para o seu funcionário, tanto com o deslocamento quanto com a impressão de documentos; afinal, será possível enviar todos os dados do conforto do próprio lar.

Como vimos, a admissão digital é a melhor decisão que uma empresa competitiva deve tomar. Além de gerar os benefícios da segurança das informações e otimização do tempo, também é sustentável, por utilizar menos papel.

Uma companhia que está focada em melhoria contínua deve se abster de práticas manuais desnecessárias e que já se tornaram obsoletas na praticidade do mercado de trabalho atual. Apostar na tecnologia é apostar no crescimento da corporação.

Se você está considerando adotar a admissão digital em sua empresa, o que acha de conferir o Único RH? Descubra como nós, da Connekt Recrutamento Digital, podemos te ajudar!

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