Como construir um processo de recrutamento e seleção eficiente e eficaz com a utilização de uma plataforma ATS

A grande maioria das tarefas que nos são colocadas no dia a dia, não importa se relativas ao trabalho ou a questões da vida pessoal, podem ser conduzidas seguindo metodologias simples de projetos. Quando a gente coloca as coisas desta forma, parece que estamos nos referindo a processos complexos e que exigem enormes conhecimentos de metodologias, além obviamente dos conhecimentos específicos sobre o problema que nos colocamos ou que nos é apresentado por outros. Na prática, entretanto, quase todas as nossas tarefas ou projetos são mais facilmente ou eficazmente realizados quando nos dispomos a responder cinco perguntas básicas:

  1. Porque? (motivos, razões, propósitos que desejamos alcançar/realizar)
  2. Quem? (quem está envolvido? De quem depende a tarefa?)
  3. Como? (quais são as formas de realizar? O que é preciso fazer?)
  4. Quando? (quando temos ou queremos finalizar?)
  5. Quanto? (o que queremos em termos de quantidades e/ou valores?)

Evidentemente, algumas delas nem sempre estão presentes, mas é muito importante que você se certifique disso e se assegure que você não está apenas querendo fugir de uma pergunta mais difícil. Isto acontece especialmente com as perguntas 4 e 5, pois elas impõem compromissos, enquanto que as três primeiras estão muito mais no mundo das intenções e das ideias.

Quando a gente se dispõe a seguir passos como estes, tem grandes chances de ser eficaz na consecução das tarefas ou na realização dos planos. Entretanto, não basta apenas ser eficaz. É necessário ser eficiente também e isto normalmente requer o uso de tecnologias que agilizem os processos e reduzam custos desnecessários. 

Um processo de recrutamento e seleção, como não poderia deixar de ser, não pode fugir a estas cinco perguntas. Quando ele envolve a utilização de uma plataforma ATS, entretanto, a atenção do recrutador deve se concentrar basicamente sobre as perguntas 2 a 3, já que as respostas para as demais normalmente estão pré-definidas. Assim, ele terá oportunidade de trazer eficiência junto com eficácia. O recrutador deverá despender seu tempo conhecendo a vaga e planejando a melhor estratégia para atrair e selecionar pessoas. Vejamos: 

A pergunta 1 é parte da própria definição da finalidade de um processo de recrutamento e seleção: “captar um ou mais talentos capazes de contribuir para o bom desempenho da empresa”. 

A pergunta 4 é normalmente definida antecipadamente pelo gestor ou pela necessidade de negócios da empresa. Ela define em quanto tempo precisa do novo colaborador. Algumas funções, como um operador de telemarketing, um vendedor ou um funcionário terceirizado, precisam ser repostos ou contratados em tempo mínimo, porque o seu não preenchimento tem impactos diretos sobre a receita da empresa. Por outro lado, funções mais analíticas ou que compõem um processo ou fluxo de produção, podem ter tempos maiores de contratação, porque a atividade pode ser temporariamente preenchida por horas extras ou overloading de outras pessoas. 

A pergunta 5 se refere a quanto estamos dispostos a pagar para termos um novo colaborador, ou seja qual o seu pacote de remuneração e benefícios. Este normalmente segue a política de cargos e salários da empresa, sobre a qual o recrutador tem muito pouca influência, exceto quando pode demonstrar que não consegue contratar ninguém com aquela remuneração.

Sendo assim, vamos nos concentrar nas perguntas 2 e 3, focando no processo que utiliza a plataforma ATS. Recrutadores de perfil mais analítico poderão notar que, para responder estas perguntas, é possível fazer um novo projeto, com parte das mesmas perguntas acima. Vamos lá então:

A maioria dos ATS preveem as seguintes fases: identificação do candidato, triagem, testes e verificação de competências, testes comportamentais e entrevistas digitais. Nem sempre todas estas etapas precisam ser utilizadas em todos os processos e, algumas vezes, uma ou outra etapa pode exigir mais detalhes e aprofundamentos. As boas plataformas também permitem que os candidatos sejam ranqueados de acordo com os resultados destas etapas. Algumas plataformas também oferecem serviços de marketing de recrutamento para aumentar a quantidade de candidatos inscritos nas vagas.

O processo de recrutamento e seleção inclui normalmente mais dois momentos: entrevistas ou dinâmicas presenciais ou virtuais e apresentação/negociação de uma proposta para o/os selecionados. Caso a empresa não tenha um bom employer branding (capacidade de atrair bons candidatos) e não tenha contratado o marketing da plataforma, o recrutador também deverá pensar em estratégias de marketing para atrair candidatos.

Dadas estas condições, quais são então as principais tarefas de um bom recrutador, para que realize sua missão (pergunta 1), no tempo (pergunta 4) e ao custo (pergunta 5) definidos? Os itens a seguir visam responder às perguntas quem (quais candidatos eu quero alcançar?) e como (como vou atrair estes candidatos e como vou selecionar para que eu tenha como finalistas apenas os mais adequados). Os itens estão estruturados para quem utiliza uma plataforma ATS. Você vai perceber que, como recrutador, as competências requeridas de você são agora muito mais estratégicas do que no passado. Você vai investir a maior parte do seu tempo pensando e estruturando o processo e muito pouco na triagem e seleção de pessoas.

  1. Sua vaga precisa ser divulgada no ATS e precisa atrair o máximo de pessoas possível (quanto mais pessoas se inscrevem, maior a possibilidade de você ter bons finalistas). Para isso, é preciso que você seja muito claro na apresentação da empresa (quem é, o que faz, quantos colaboradores tem, onde está localizada, propósitos, missão, valores, etc); na descrição da vaga (quais são as principais tarefas, se trabalha com metas, se exige relacionamento com público externo, etc.); quais são as principais competências comportamentais e técnicas requeridas; qual o nível de  experiência; o cargo e quais os principais benefícios oferecidos.
  2. Você precisa saber se a vaga tem especificidades que exijam ações de marketing de recrutamento especiais. Basta deixar no ATS (normalmente estão integrados a diversos job boards e redes sociais) e no Trabalhe Conosco, ou exige divulgação paga (impulsionada) em redes específicas, como Linkedin, Facebook, etc?
  3. Como será feita a triagem inicial? Esta fase tem dois objetivos: identificar o candidato (normalmente a plataforma faz isto) e reduzir a quantidade de candidatos que não tem relação com os requerimentos básicos da vaga. Ou seja, você vai se preocupar principalmente com quem você não quer ver entre os finalistas. Especialmente em momentos de grande desemprego, pessoas se inscrevem em todo tipo de vaga, na expectativa de resolver sua situação. Em algumas vagas podem ser milhares de candidatos, a grande maioria completamente fora do perfil. Você precisa ser capaz de fazer perguntas que evitem que estes candidatos percam o tempo deles e o seu continuando em jornadas que não resultarão em nada. Ou seja, as suas perguntas devem considerar principalmente aspectos como nível de formação requerida, conhecimentos técnicos, línguas e tempo de experiência. O seu ATS deve permitir que você pontue ou defina valores para as respostas dos candidatos, de acordo com os requerimentos da vaga. Assim, os candidatos virão ranqueados para você desde o início e aqueles que não passaram pelos requisitos iniciais são reprovados e recebem um feedback padrão para não alimentar expectativas que não se realizarão.
  4. Na sequência, você pode entender que precisa aprofundar os seus conhecimentos sobre as competências técnicas do candidato. Muitas vagas não precisam deste aprofundamento, por serem muito básicas ou que não exigem experiência prévia ou grande formação. Esta fase você resolve aplicando testes que você deverá escolher entre os que você tem disponíveis ou de sua plataforma (conhecimentos gerais, habilidades matemáticas, TI, línguas, etc.). Novamente, o seu ATS deve permitir que você defina notas de corte para os testes e o impacto destes testes sobre o ranking que está sendo construído pelo algoritmo. Não se fie por falsas promessas de que a Inteligência Artificial resolve isso. Cada vaga tem seus requerimentos e estes podem variar de acordo com a quantidade de pessoas que você quer ver como finalistas. Uma régua muito alta exclui muita gente e uma régua muito baixa aumenta muito os finalistas, trazendo excesso de trabalho manual para você.
  5. A grande maioria das funções no mercado de trabalho exige competências comportamentais específicas. Entretanto, aplicar ou não testes comportamentais é uma decisão muito complexa, pois não existem ainda soluções ou algoritmos suficientemente eficazes para identificar os candidatos mais adequados. Algumas das tentativas mais engenhosas feitas até hoje no mundo desistiram destas soluções. Alguns ATS e recrutadores, no entanto, acreditam que podem resolver isso com testes do tipo Fit Cultural. Não existe qualquer fundamentação científica para isso, apesar de ter um grande apelo mercadológico. Infelizmente, se quiser ter algum resultado positivo, você terá que aplicar algum teste comportamental (MBTI, DISC, VECA, Personality Insights, Eneagrama, etc.) e ser capaz de ler os seus resultados. Por isso, a recomendação é que você utilize estes testes apenas para vagas muito específicas e para muito poucos candidatos, para evitar longas jornadas de avaliação. Normalmente, as empresas buscam mitigar isto através de entrevistas digitais e/ou presenciais e dinâmicas de grupo. 
  6. Utilize a entrevista digital para ajudar na sua seleção. Aqui você pode ter diversos objetivos. Por exemplo, se precisa de alguém que fale inglês perfeitamente, faça as perguntas em inglês; se quiser testar sua capacidade de análises complexas, faça perguntas que exijam capacidade crítica e analítica; se precisar de alguém com capacidade de negociação, coloque o candidato diante de situações que exijam dificuldades desta natureza; etc. Esta fase é normalmente o grande momento de definição para o recrutador, especialmente em vagas que requerem capacidade de comunicação (vendas por exemplo), de liderança e de trabalhar em equipe.
  7. Finalmente, ainda sobra a análise do CV. Sua plataforma deve permitir que o candidato faça o upload do seu currículo. Este serve basicamente para você aprofundar os conhecimentos sobre o candidato, verificar algum ponto que ficou de fora n
  8. as fases anteriores, etc. Se a jornada digital foi bem montada pelo recrutador, o CV torna-se quase desnecessário.

Concluindo, uma jornada eficiente e eficaz de recrutamento e seleção depende de você, como recrutador, dedicar tempo para conhecer a vaga (funções, tarefas, requisitos comportamentais e técnicos, etc.). Se você ainda está perdendo muito tempo triando currículos no papel ou no e-mail, você pode até ser eficaz, mas, com certeza, está sendo pouco eficiente.

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