A otimização do tempo é algo buscado por qualquer pessoa que trabalhe no setor de recursos humanos de uma empresa, principalmente os gestores. Afinal, trata-se de uma área em que muitas dificuldades são enfrentadas diariamente, além de ter uma rotina bastante exaustiva e burocrática, em que, se não forem tomados certos cuidados, se gasta muito tempo desnecessariamente.

Se você identificou o seu trabalho nessa pequena descrição e já não sabe o que fazer para dar conta da corrida rotina do RH, não se preocupe! Este é o artigo certo, pois listamos 7 dicas certeiras para otimização do tempo no RH.

Está curioso? Então é só seguir a leitura!

1. Elabore um planejamento para a otimização do tempo

É preciso que você faça um planejamento estratégico do setor de RH, deixando claras quais são as atribuições de cada colaborador e como as atividades precisam ser feitas. As atividades planificadas também podem ter metas, como “finalizar as novas contratações em 15 dias”, no caso de processos de recrutamento e seleção.

Você pode criar calendários com cronogramas, que podem ser colocados nos softwares de gerenciamento de atividades e até mesmo em murais que fiquem fixados no setor. Assim, como gestor, poderá acompanhar as atividades que estão sendo desenvolvidas pelos seus colaboradores.

2. Especifique as responsabilidades

Um erro cometido em muitos setores de RH é ter funcionários que contribuem para todas as atividades do setor. Isso pode causar uma série de problemas, uma vez que os colaboradores podem ficar muito focados em algumas tarefas e deixar de lado outras tão relevantes quanto.

O ideal é que cada um seja responsável exclusivamente por aquilo que é de sua função. É natural que o RH tenha algumas subáreas, envolvendo profissionais com diferentes formações.

Um relações-públicas ou jornalista pode ser o responsável pela comunicação interna; um contador, pela elaboração da folha de pagamento da empresa; um psicólogo, pelas entrevistas de recrutamento, entre outras funções existentes no setor, uma complementando a outra.

Assim, cada um terá as suas atribuições específicas no setor de RH e deve ser cobrado pela execução dessas tarefas.

3. Estabeleça prioridades

O gestor do RH precisa estabelecer prioridades sobre o que vai ser realizado no dia. Assim, ele terá condições de cumprir todas as demandas, sem que erros ou impedimentos atrasem as tarefas.

Se o cálculo das folhas de pagamento não for realizado no prazo, por exemplo, todos os funcionários ficarão sem receber os seus salários, o que pode causar um problema gravíssimo para a organização, como greves e processos trabalhistas.

Por isso, uma ideia interessante é finalizar toda essa parte burocrática de cálculos na primeira semana do mês e apenas depois priorizar os processos de contratação de novos funcionários, por exemplo.

4. Evite distrações

É preciso evitar as distrações no ambiente de trabalho, dica que deve ser seguida por todos os colaboradores do RH. Para isso, crie políticas de racionamento do uso das redes sociais na empresa, por exemplo. Assim, você evita que os seus liderados se distraiam com atividades que não são relacionadas ao trabalho.

Uma outra opção interessante para evitar as distrações é adotar metodologias de trabalho que permitam pequenos intervalos ao longo do dia. Assim, é possível descansar entre uma atividade e outra, o que diminui a necessidade dos colaboradores de “oxigenar” o cérebro com algo que não está relacionado a trabalho.

5. Prepare-se para imprevistos

Por mais que você tenha um planejamento muito bem estruturado, imprevistos podem acontecer, como um colaborador responsável por uma tarefa do setor adoecer ou um equipamento estragar.

Então, o ideal é sempre trabalhar com certa margem de tempo, já estando adiantado para o caso de acontecer algo que não está previsto em seu cronograma. Assim, você conseguirá conquistar a otimização do tempo, pois não precisará interromper o ciclo das atividades.

Se você sabe que um setor da empresa abrirá uma nova vaga daqui a um mês, por que não aproveitar para antecipar o processo seletivo, por exemplo? Desse modo, se qualquer imprevisto acontecer com os recrutadores ou com algum candidato, não será necessário atrasar a contratação e fazer com que a empresa fique sem a mão de obra de que necessita para o seu pleno funcionamento.

6. Utilize ferramentas e softwares especializados

A tecnologia precisa ser vista como uma aliada pelos gestores de RH. Isso quer dizer que você deve utilizar ferramentas e softwares que auxiliem na realização das atividades do setor de recursos humanos.

Antigamente, era complicado enviar um comunicado a todos os colaboradores de uma grande empresa, por exemplo. Os responsáveis pela comunicação interna precisavam reunir todos os líderes das equipes e comunicar as novidades a eles, para que eles as repassassem aos seus liderados. Além de gastar muito tempo, isso podia gerar ruídos na comunicação.

Hoje em dia, já existem softwares em que as mensagens podem ser enviadas instantaneamente para todos os funcionários, por meio de mensagens de texto SMS ou por e-mail, por exemplo.

7. Reduza o tempo com recrutamento e seleção

Ainda falando em tecnologia e ferramentas que proporcionam a otimização do tempo, você não pode deixar de lado as novas formas inovadoras para reduzir o tempo com processos de recrutamento e seleção.

Atualmente, existem empresas que oferecem recursos de recrutamento digital, facilitando muito as atividades do gestor de RH. Por meio dessas ferramentas, é possível fazer a abertura de vagas em minutos, por exemplo.

Além disso, elas também possibilitam o acesso compartilhado a todo o time envolvido na contratação, que pode avaliar os perfis e currículos dos candidatos. Outro benefício é que podem ser feitas entrevistas totalmente online.

Saber sobre a otimização do tempo e conhecer os recursos que possibilitam que isso aconteça é imprescindível para os gestores do setor de RH.

Esperamos que as nossas dicas tenham sido úteis e que você possa colocá-las em prática na sua empresa!

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